Kako centar za oporavak da sredi evidenciju, termine i ulaz

Tri pitanja koja se vrte po ceo dan

U centru za oporavak se tokom dana stalno ponavljaju ista tri pitanja. Ko je ovaj klijent? Šta je platio i koliko mu je dolazaka ostalo? Sme li sada da uđe?

Na svako se odgovara iz drugog izvora — iz sveske, iz Excel tabele, iz sećanja onoga ko je tog dana na pultu. Dok odgovor ne stigne, klijent čeka, a zaposleni ne radi ono za šta je plaćen.

U nastavku je svako pitanje po redu — prvo šta na njemu zapinje, pa kako to rešavamo u FitCheck-u.

Ko je klijent

Evidencija koja živi u svesci ili u Excel tabeli na jednom laptopu ima jednu manu: vide je jedan ili dva čoveka. Kad njih nema, ostali pogađaju. Kad se laptop pokvari, nestaje i evidencija.

Zaposleni otvara svesku da proveri da li je neko platio, a odgovor zavisi od toga koliko je uredno neko tamo upisivao.

Kod nas se klijent unosi za manje od minuta — ime, prezime, email, tip članarine i, ako želite, fotografija. Svaki klijent dobija digitalni profil i svoj QR kod, a status mu je uvek jasan: aktivan, istekao ili blokiran.

Uz to se za svakog klijenta čuva istorija članarina — svako produženje i svaki istek na jednom mestu — pa vidite ko je redovan, a ko dolazi i odlazi.

Ishod: svi koji rade u centru vide isto, a vi to isto vidite gde god da se nalazite. Niko ne pogađa i niko vas ne zove da pita.

Šta je platio, i koliko mu je dolazaka ostalo

Mesečnu članarinu je lako pratiti: plaćena je ili nije. Ali centar nije uvek tako uređen. Jedan klijent ima ograničen broj dolazaka, drugi plaća po dolasku, treći je platio unapred, a četvrti izmiruje sa zakašnjenjem, po dogovoru.

Evidencija koja poznaje samo mesečnu članarinu sve ostalo ostavlja sa strane. A sve što se vodi sa strane pre ili kasnije se izgubi.

Kad je broj dolazaka ograničen, neko mora da ih broji. Taj posao obavlja čovek, pa se greši — i razgovor koji je trebalo da traje deset sekundi postaje neprijatan: „Ja sam došao sedam puta, ne osam."

Najgore je ono što se uopšte ne vidi. Članarina istekne, niko ne primeti, klijent tiho prestane da dolazi. To je tihi gubitak — ne otkazivanje, nego nestajanje.

FitCheck ne nameće jedan model. Centar sam bira koje tipove članarina koristi:

• po trajanju: nedeljna, mesečna, polugodišnja ili godišnja
• sa ograničenim brojem dolazaka — pri svakom čekiranju skida se jedan dolazak
• plaćanje po dolasku
• plaćanje unapred, za više meseci odjednom
• odloženo plaćanje — klijent dolazi, a članarinu izmiruje u dogovorenom roku

Klijent dobija podsetnik pre isteka članarine i obaveštenje čim mu se produži, a vi obaveštenje o svakoj uplati i svakom čekiranju.

Ishod: broj preostalih dolazaka je uvek tačan i isti za vas i za klijenta, a istek više ne prolazi neprimećeno.

Vrata koja znaju da li je članarina plaćena

Čekiranje na pultu zavisi od toga da li je neko slobodan da ga obavi. A kartica i brava postoje godinama — problem je što klasičan sistem zna samo da li je kartica u „beloj listi". Ne zna da li je članarina plaćena.

Tako nastaju dva spiska, jedan za vrata i jedan za članarine, koja se nikad ne poklapaju. Švercovanje na ulazu se samo preseli sa pulta na karticu: „ma produžiću sutra" i dalje prolazi, samo bez svedoka.

FitCheck vezuje otvaranje vrata za status članarine u tom trenutku. Klijent skenira QR kod ili prisloni karticu, a sistem proveri da li je članarina aktivna. Ako jeste, vrata se otvore. Ako je istekla, ostaju zatvorena. Sistem, a ne čovek.

Kontrola pristupa sama beleži i dolazak: čim klijent prođe kroz vrata, čekiranje je obavljeno, a kod članarina sa ograničenim brojem dolazaka tada se skida jedan dolazak. Nema duplog čekiranja.

Gde kontrole pristupa nema, klijent se čekira samostalno preko terminala — tableta ili namenskog uređaja.

Kontrola pristupa je hardver i naplaćuje se posebno, jednokratno, uz isporuku i podešavanje. Radi na elektronskoj bravi, turniketu ili rampi. Pošaljite nam par fotografija ulaznih vrata, pa dobijate ponudu za svoj slučaj. Više o tome na strani kontrola pristupa.

Ishod: jedan sistem umesto dva, i ulaz koji ne traži da neko bude slobodan.

Stanje vidite gde god da se nalazite

Vlasnik koji nije u objektu stanje obično procenjuje po osećaju: koliko je ovaj mesec bio bolji od prošlog, i da li je zaposleni došao na vreme.

U aplikaciji vidite dnevne i mesečne izveštaje prihoda, sa poređenjem sa prethodnim mesecom. Vidite i kada je zaposleni započeo i kada je završio smenu. Ako vodite više objekata, svi su pod istim nalogom, sa odvojenim podacima po lokaciji.

„Nemam vremena da učim novi program"

Najčešći prigovor, i pošten. Privikavanje traje svega nekoliko dana. Obuku vlasnika i zaposlenih radimo mi, pre početka rada, a posle toga je pomoć dostupna kroz zaseban kanal komunikacije koji otvaramo za svaki objekat.

A podaci koje već imate u Excelu ili u drugom sistemu? Pre uvođenja se konsultujemo oko toga koje podatke imate i šta je od njih moguće prebaciti.

FitCheck je napravljen za svaki objekat koji vodi evidenciju članova i članarina — teretane, klubove, studija i centre za oporavak. Već ga koriste objekti širom Srbije.

Sledeći korak

Uvođenje počinje sastankom: upoznamo se sa načinom rada i sa prostorom, pa ako vam treba kontrola pristupa, predložimo uređaje na licu mesta. Softver je gotov istog dana, a rok za hardver zavisi od isporuke uređaja.

Cena zavisi samo od broja članova — od 20 do 65 EUR mesečno, uz cenovnik. U startnom paketu to je manje od jedne prosečne članarine. Prvi mesec je besplatan, bez ugovorne obaveze.

Pogledajte šta sve aplikacija pokriva, pa nam ostavite podatke kroz kontakt formu i zakazujemo demo. Ako vam je forma prevelik korak, pišite nam i preko Instagrama.